목적에 따라 작성하게 되는 많은 보고서는 정해진 형식과 규칙이 있으며 규칙에 따라 작성합니다. 보고서 작성 원칙이 무엇이지 살펴보고 작성 절차에 따라 좋은 보고서를 작성하기 위한 여러 가지 규칙들이 있으며 이러한 사항들을 참고하세요.
좋은 보고서 작성 규칙
1. 보고서 작성 원칙
a. 목적에 적합한가요?
보고서에는 작성 목적이 무엇인지 잘 나타나야 하며, 전체 내용 역시 보고 목적에 잘 부합해야 합니다. 보고 받는 사람에게 보고서의 주제와 내용이 가치가 있는지, 보고 목적과 주제가 공감할 수 있는 내용인지 검토되어야 합니다.
b. 정확한 내용인가요?
관련 사실을 확인하여 보고받는 사람이 정확하게 판단할 수 있게 작성자의 선입견이나 이해관계의 의도를 배제하여야 합니다. 최대한 출처를 확인하여 정확한 내용을 담아야 하며 보고하는 목적의 취지와 배경, 추진 경위, 정책의 이력사항을 정확한 출처를 근거로 인용하여 작성합니다.
c. 읽기에 간결한가요?
문단 시작에 중요한 내용을 넣고 뒤에 설명을 넣는 방식이 좋으며, 보고 목적에 맞게 내용이 간단명료하여야 합니다. 이해 가능한 명료한 어휘, 욕심내지 않는 간결한 내용으로 간결하고 목적에 충실하게 작성하는 것이 좋습니다. 6하 원칙을 준수하여 산만하지 않도록 미사여구나 수식어, 오해할 여지가 있는 표현이나 과장된 표현을 하지 않습니다.
d. 이해하기 쉽나요?
보고받는 사람의 눈높이에 맞게 추가 설명 없이 이해할 수 있는 수준이어야 합니다. 어려운 말(전문용어, 외래어)은 자제하고 이해를 돕기 위해 예시와 그림을 이용하는 것이 좋습니다. 보고서를 작성하는 사람이 충분히 이해해야만 받는 사람이 쉽게 이해할 수 있는 보고서가 됩니다.
e. 추가 보고가 필요 없나요?
보고서의 내용이 충분하여야 하며, 보고를 받는 사람 입장에서의 의문사항을 예상하고 미리 해답을 제시하여 추가적인 보고 없이 결정할 수 있게 하여야 합니다.
f. 적절한 시점인가요?
여러 내. 외부의 상황을 고려했을 때 시점이 적절하여야 합니다. 내용이 간단하다면 이벤트가 발생하기 직전에, 내용이 다소 복잡하다면 조금 여유 있는 시기에 보고하여 보완에 대비하여야 하며, 이벤트 직전에 간단하게 다시 보고하는 방법이 좋습니다.
2. 보고서 작성 절차
1단계. 목표 정하기
어떤 보고를 할 것인지 형식적 목표를 설정하고 내용 어떻게 전달할 것인지 내용적 목표를 설정합니다. 어떤 목적으로, 어떤 내용을, 언제, 어디서, 누구에게, 어떻게, 왜 보고하는 것인지 정해져야 간결하고 일관성 있는 보고서가 되며, 정해진 목표에 따라 목차를 설정하여 보고서 내용을 구성하는 것이 좋습니다.
2단계. 자료 수집
자료는 인터넷과 잡지, 신문, 책, 현장에서 직접 모은 자료를 모두 활용하는 것이 좋습니다. 선배나 상사의 유사 보고서를 참고하여 형식과 구성을 계획하는 방법이 좋으며, 정부나 전문기관의 자료를 인용하여 신뢰도를 높이는 것이 좋습니다. 내용에는 글과 다양한 이미지를 활용하여 직관적으로 디자인하여 가독성을 높이는 방법이 좋습니다.
3단계. 연결시키기
조사된 여러 자료를 지난 보고서나 이미 이루어진 성과 등과 연결시켜 목표에 일관성을 유지합니다. 자료의 배치를 잘 구성하여 이해를 도우며, 명확한 표현으로 오해가 없도록 하여야 합니다.
4단계. 최종 검토
보고서 내용을 다시 검토하여 제목과 형식, 출처, 숫자 오류, 단위 등의 일관성, 글과 문단의 맞춤법을 확인합니다. 맞춤법에 맞지 않는 내용과 글은 보고서의 신뢰도를 잃게 만드니 검토를 통해 수정되어야 하며, 비슷한 의미의 단어나 표현은 통일성을 주어 같은 단어나 표현으로 사용하여야 합니다.
3. 보고서 전개 방법
보고를 받는 사람이 내용을 쉽게 이해할 수 있도록 형식을 갖추어 내용을 전개합니다.
a. 제목
- 제목만으로 보고서의 성격과 내용을 이해할 수 있도록 핵심적인 내용을 1줄로 표현합니다.
b. 개요
- 전체 내용을 요약하여 보고서 작성 배경과 목적 경위 등을 서술합니다.
c. 본론
- 중요도 순으로 현재의 상황과 문제점, 지난 과거 사례와 대안을 제시하고 분석하고 미래의 전망을 예시합니다.
- 실천 가능성이 있는 대안이나 활용방안을 제시하여야 합니다.
- 관련부서나 관계자의 다양한 의견과 유사 사례를 정리합니다.
d. 말미
- 결론 혹은 대안을 제시하고 앞으로의 조치할 사항 등을 기술합니다. 참고자료와 출처를 표기합니다.
4. 보고서 표현 방법
a. 서술방법
- 간결하되 문맥 흐름에 '한편', '다만', '특히'와 같은 접속어를 사용하여 자연스럽게 연결합니다.
- 단순한 문단 구조와 능동형 표현을 사용하고 수식어는 사용을 자제합니다.
- 형용사, 부사보다는 명사와 동사를 사용하여 내용을 간결하게 유지합니다.
- 동일한 단어나 문구를 반복하거나 내용의 중복을 피합니다.
- 한 개의 문단에는 하나의 내용만을 기술합니다.
b. 표현방식
- 과장되지 않도록 주의를 기울이고 객관성과 신뢰성을 유지합니다.
- 보고 받는 사람이 결론을 내릴 수 있도록 단순 사실을 나열하는 것보다 중요 사항과 쟁점사항을 기술합니다.
- 보고서 내에서 직접 화법, 간접화법 시 통일하여 하나의 방식으로 관련 사실을 그대로 기술합니다.
- 전문용어나 참고사항은 주석을 달고, 긴 설명이 필요시 참고자료를 첨부합니다.
c. 보고서 일반 원칙
- 보고서 용지의 규격은 A4용지를 기준으로 합니다. (가로 210mm, 세로 297mm)
- 문서의 여백은 위와 아래 15mm, 왼쪽과 오른쪽 20mm, 머리말, 꼬리말은 필요시 10mm
- 한자는 괄호 안에 넣고, 외국어도 괄호 안에 넣습니다.
- 숫자는 아라비아 숫자를 사용합니다.
- 연호는 서기를 사용하되 '서기'는 생략합니다.
- 날짜는 숫자로 표기하되 년, 월, 일을 생략합니다. [ 2021. 8. 21. ], [ '21. 8. 28. ]
- 시간은 24시간제 숫자로 표기 시, 분을 생략합니다 [ 18 : 25 ]
5. 보고서 문서 서식
- 제목은 문서 제일 위에 [ 제목 상자 ]를 그리고 그 안에 기술합니다. 테두리는 검은색 0.3mm
- 보고서 작성 경위 및 취지, 과정 등을 간략히 서술하고자 하는 경우 제목 상자 밑에 [ 개요 상자 ]를 그리고 그 안에 기술합니다.
- 상자의 바탕색은 연녹색, 위아래만 이중 테두리의 선을 넣습니다.
- (보고서 개요에 문서 취지 등이 포함 괼 경우에는 생략할 수 있습니다.)
- 글자체는 '휴면 명조', 제목과 목차 등은 '헤드라인 M', 본문 내용에 참고 내용이나 수치를 넣을 때 '중고딕'
- 글자크기는 문서 제목 22포인트, 본문 15포인트, 참고 내용 13포인트
- 줄 간격은 130%
- 항목 표시는 번호 항목과 특수기호를 사용하여 구분합니다.
- 사무관리 규정에는 1., 1), 가., 가)... 순으로 사용하고 두 번째 항목은 한 칸들여 씁니다.
보고서 작성 원칙과 좋은 보고서 작성 규칙에 대한 설명입니다.
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